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Como e quando mudar de ERP

Um guia prático

Nas empresas, é comum que a decisão de abandonar um sistema de informação desatualizado e improdutivo seja adiada ou abandonada devido à confusão sobre o que se vai exatamente substituir e por onde se começa!

Em cima disso, temos o tempo e o esforço necessários para definir o que a nova solução precisa de ter e as inúmeras horas gastas a "googlar" para identificar a solução ERP mais adequada para  hoje e para amanhã.

Ao refletir sobre os muitos anos ​​que passei a trabalhar ao lado de empresas de diversos tamanhos, ajudando-as a transformar seus processos e tecnologia para fornecer crescimento e novas oportunidades, decidi compilar as minhas experiências pessoais num guia sobre como começar sua jornada de substituição de sistemas legados e não integrados e aumentar a produtividade, poupar dinheiro e construir uma plataforma sólida para alicerçar o crescimento das empresas.

Quando mudar?

Ao fim de mais de 25 anos de trabalho para PMEs, cobrindo diversas áreas, desde pré-vendas, desenho da solução, implementação e suporte pré e pós arranque, senti várias vezes o desassossego da intensa e muitas vezes desafiadora intenção de mudança.


E tentei identificar as características duma empresa que funcionam como indicadores-chave de que está na hora de explorar uma nova solução:


  • Uso de vários softwares de não integrados para preencher lacunas de requisitos

  • Confiança em pessoas-chave que possuem conhecimentos "especiais" nas suas cabeças

  • Uso excessivo de folhas de cálculo Excel para funções operacionais críticas ou muito importantes

  • Dificuldade em gerir stock em múltiplas localizações

  • Necessidade de aumentar proporcionalmente a equipa quando há expansão do negócio

Passos necessários para obter um novo ERP?

 1. Defina os requisitos
  • Nomeie um gestor de projeto interno.

  • Não pense muito sobre como seu sistema atual (ou sistemas) fazem as coisas ou os fluxos de trabalho.

  • Descreva como gostaria que as coisas fossem. Este exercício é bom para o seu processo de pensamento.

  • Mapeie os requisitos gerais, incluindo elementos essenciais que podem ser exclusivos da sua empresa. De seguida, identifique 3-4 fatores críticos como, por exemplo, compatível com telefone e tablet, orçamentos de pedidos personalizados, garantia de entrega em 48 horas, etc.

  • A menos que se trate de uma grande empresa, mantenha seu documento de requisitos com, no máximo, 3 a 4 páginas.

  • Obtenha recomendações junto dos seus parceiros de negócios e faça a sua própria pesquisa.

  • Solicite respostas iniciais aos requisitos e receba antecipadamente custos recorrentes e custos gerais aproximados de implementação, bem como referências de sites.

  • Observe o profissionalismo das respostas dos fornecedores de ERP e tenha em conta que quantidade não é igual a qualidade.

2: Selecione a sua nova solução de ERP e respetivo fornecedor

  • Restrinja as suas pesquisas aos seus 3 fornecedores preferidos.

  • Peça ao seu gestor de projeto para assistir a uma demonstração de 1-2 horas de cada um.

  • Obtenha uma ampla compreensão do produto e dos seus processos básicos de trabalho.

  • Verifique a resposta a 3 ou 4 fatores críticos.

  • Verifique tantos requisitos restantes quanto o tempo permitir.

  • Observe a profundidade de conhecimento do vendedor, pois é uma indicação da qualidade do trabalho da empresa.

  • Organize uma apresentação de 3 a 4 horas de no máximo 3 produtos para os decisores e sócios da sua empresa.

  • Decida sobre:

    •    Qualidade e reputação da empresa responsável pela implementação

    •    Correspondência de funcionalidades

    •    Preço

3: Implemente

  • Defina um responsável interno pelo projeto e conte que ele trabalhe neste cerca de 50% do seu tempo.

  • Com suporte e aconselhamento do seu fornecedor de soluções ERP:

    • Limite a implementação inicial aos recursos “obrigatórios” e evite o “já agora”. O sistema selecionado pode ter todos os recursos de que precisa, mas tentar implementá-los todos de uma vez pode levar a roturas, derrapagens de custos e problemas de formação de pessoal.

    • Documente os seus fluxos de trabalho diários, semanais e mensais importantes - vendas, compras, aquisições, finanças, projetos, empregos, etc.

    • Defina marcos alcançáveis.

    • Carregue um conjunto mínimo de dados reconhecíveis e teste o máximo possível de fluxos de trabalho acima mencionados.

    • Personalize qualquer relatório ou documento que entregue a clientes, como faturas, etc.

    • Faça um ponto da situação, comunique-o à gerência e faça ajustes ao cronograma ou à lista de funcionalidades a implementar.

  • Agora já tem uma imagem clara do que exatamente será implementado e será capaz de definir as datas do Go-Live.

  • Mais uma vez, em estreita colaboração com o seu fornecedor de soluções ERP:

    • Se possível, automatize a extração de dados de sistemas legados e importe para o novo sistema. Isso é especialmente verdadeiro para a abertura de saldos de clientes e fornecedores, pois isso precisará ser feito rapidamente em 1 ou dois dias no máximo.

    • Organize a formação nas principais áreas operacionais, com especial atenção às finanças.

    • Com base em seus fluxos de trabalho documentados, projete um conjunto de testes de aceitação do utilizadores (UATs) com o fornecedor e certifique-se de garantir diligentemente que o sistema passe em cada um. Verifique, tanto quanto possível, se os resultados correspondem ao esperado para o seu sistema atual.

    • Gestão de mudança: identifique a equipa com mais dificuldade em se adaptar ao novo sistema e dê-lhe atenção especial. Se acha que esta irá apenas “deitar abaixo” o novo sistema e será uma influência negativa, considere a sua deslocação para outras funções nem que seja de forma temporária. Certifique-se de que a gerência apoie o novo sistema a 100%, para que quaisquer problemas encontrados sejam tratados de forma positiva e não crítica.

4: Go Live!

  • Quando estiver confiante, defina uma data para o Go-Live. Geralmente, isso ocorre no final do mês e no fim de semana. Não se preocupe não acontecer no início de um novo ano financeiro. É geralmente fácil trazer o resumo mensal da contabilidade do sistema antigo.

  • Faça uma simulação de importação / abertura de saldos de abertura de clientes e fornecedores para que no dia tudo corra bem. Certifique-se de há correspondência entre os saldos iniciais no novo sistema com o saldo final do sistema antigo. Limpe todas as contas não aplicadas ou “maradas” no sistema antigo antes de exportar.

  • Não há necessidade de fazer uma execução paralela, uma vez que isso já deveria ter sido feito durante o UAT. A execução paralela colocará uma expectativa de carga de trabalho inatingível na equipa.

  • Os primeiros dias / semanas serão períodos de intensidade de suporte muito alta e muitos aspetos anteriormente não considerados do novo sistema surgirão. É importante que eles sejam tratados o mais rápido possível e que se faça uma triagem entre aqueles que realmente impedem a operação e os que podem esperar.

  • Após 2-4 semanas de funcionamento do novo sistema, organize uma revisão e priorize quaisquer tarefas pendentes.

  • Negocie suporte contínuo com seu fornecedor (SLA).

  • Após 3 meses de execução, analise e agende os marcos restantes.

5: Colha os frutos

Nesta altura, deverá estar a colher os benefícios da substituição do software de gestão redundante que atrasava o crescimento da sua empresa. A produtividade terá melhorado, a redução de custos será notória, os colaboradores estarão satisfeitos e já só deverá querer pensar no futuro.


Como gerente da Exo, sou, naturalmente, um defensor do Odoo, a nossa solução de Cloud ERP integrada. No entanto, seja qual for o caminho que decidir seguir, siga com cuidado e escolha o seu fornecedor com prudência. Pela minha parte, só desejo que a viagem seja o mais agradável e bem-sucedida possível.